7 Consejos para Planificar un Workshop de Éxito - IZO

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7 Consejos para Planificar un Workshop de Éxito

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16-05-2019

Un workshop es un taller co-creativo específico y de carácter estratégico. Dicho en otras palabras, es una actividad planificada por medio de la cual uno o más facilitadores trabajan conjuntamente con los asistentes sobre una temática particular.

A diferencia de las conferencias o los debates, los workshops tienen como premisa la participación activa de quienes acuden al mismo, por lo que la selección de las dinámicas y la preparación en general es algo más difícil y cobra más relevancia la planificación.

¿Estás pensando en hacer un workshop y no sabes cómo comenzar? Desde IZO queremos compartirte algunas recomendaciones prácticas básicas para que puedas elaborar tú mismo un workshop. Desde el por qué de hacer uno, hasta los consejos para liderarlo, pasando por el proceso de armado de los materiales y el checklist final. ¡Comencemos este camino de 7 pasos!

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1. PLANIFICA EL WORKSHOP

Antes de toda planificación, debes comenzar con una pregunta que servirá de guía para todo el proceso: ¿cuál es el objetivo estratégico del workshop? Respondiendo a esta pregunta, y teniéndola en cuenta durante todo el proceso, no perderás el foco y alcanzarás excelentes resultados.

El desarrollo del talleres conlleva varios aspectos que debes considerar, por lo que tu éxito dependerá en gran medida del orden que puedas tener durante la planificación. En este punto, cobran relevancia las preguntas básicas:

  • ¿Por qué? Objetivo del taller. Es la pregunta más importante y base para la construcción del workshop.
  • ¿Para quién? Es tu audiencia, quienes quieres que participen del taller. Las preguntas siguientes dependen del público objetivo. Detallaremos esto en el punto 2.
  • ¿Dónde? Espacio físico donde desarrollar las actividades. Debe contar con la infraestructura y mobiliario necesarios, ser de fácil acceso para los asistentes y tener los servicios básicos como aseos y Wi-Fi.
  • ¿Cómo? Determina qué tipo de impacto quieres generar y las actividades a llevar adelante para ello. El presupuesto con el que cuentes va a definir en gran medida el tipo de Workshop que podrás realizar.
  • ¿Quién? Lo puedes liderar internamente, o bien involucrar parcial o totalmente a personas externas a la organización. Lo recomendable es que sea externo, o que haya alguien de fuera que aporte otro punto de vista.
  • ¿Cuándo? Define una fecha y horario donde llevar adelante el workshop (idealmente en horario laboral). Debes consensuarlo con los líderes de cada una de los participantes, ya que afectará su jornada de trabajo.
  • ¿Cuánto? El tiempo de duración suele rondar las cuatro horas, aunque en algunos casos puede extenderse hasta varios días. Dependerá de la relevancia estratégica que tenga el taller y de la temática en cuestión.

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2. CONOCE A TU AUDIENCIA

Definir a quién va dirigido el workshop va a condicionar el resto de la planificación. No es lo mismo diseñar un taller para mandos medios que para altos directivos, por ejemplo.

La vinculación con el propósito del workshop es condición necesaria para que la convocatoria sea bien recibida. Por este motivo, céntrate en los beneficios del taller: qué le va a aportar personalmente a cada asistente.

La importancia de los stakeholders. Teniendo en cuenta que los participantes pueden ser de áreas diversas de la organización, debes acordar las personas responsables (Gestión de Personas y superiores de los invitados) el día y horario del Workshop. ¡Consigue un sponsor y obtén un efecto multiplicador a partir de su apoyo!

3. CREA UN PROGRAMA

Primeramente, debes definir internamente los tiempos de cada una de las actividades del taller. Te recomendamos que cada una de ellas no tenga una duración mayor a 90 minutos, para no perder la atención de la audiencia. Además, prepáralas con tiempo, ya que suele llevar bastante trabajo elaborarlas.

Una vez que tengas las dinámicas y su duración, debes ordenarlas de manera tal que el workshop lleve cierto orden lógico y los temas se vayan concatenando. Es momento, entonces, de armar un cronograma general del taller, donde se incluyan además los tiempos de descanso y las comidas, eventualmente. Es preferible calcular los tiempos holgados, a tener que apresurarse luego.

Elije un título de impacto para el workshop: que sea relevante, breve y a la vez explicativo. ¡No es tan sencillo hacerlo! Evita que el título sea genérico. Se original y cautiva a los invitados desde el primer momento.

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4. PREPARA EL MATERIAL EXTRA

Desde invitaciones individuales en papel hasta regalos personalizados, los elementos más humanos que agregues son aquellos que determinarán el impacto emocional que generes en los participantes.

Te recomendamos que repases cada una de las actividades que has definido en la agenda del día. Piensa qué es necesario para llevarlas adelante: bolígrafos, folios en blanco, post-its de colores, rotuladores. Adicionalmente, te recomendamos entregar a cada participante un cuaderno donde puedan tomar notas ordenadamente. Si puedes tener impreso dentro de él la agenda del día, la clave del Wi-Fi y todo el material como presentaciones, preguntas guías de las dinámicas a desarrollar durante el taller y contenidos relevantes, ¡mucho mejor!

¿El merchandising es recomendable? Sí, totalmente. Regálales a todos un diploma de asistencia, una mochila, alguna prenda de vestir, o incluso un libro relevante sobre la temática del workshop. Estos presentes hacen tangible lo aprendido durante el taller.

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5. HAZLO INTERACTIVO

Debes pensar de antemano el ritmo y los momentos que quieres que los asistentes y tú vivan durante el desarrollo del workshop. Es así como todo va cobrando sentido y se concatena de manera armónica.

En todo momento, debes liderar al grupo hacia el clima adecuado. Es clave que puedas tener dinámicas que permitan a los asistentes participar activamente, de manera tal que se genere una interacción positiva.

¿Y si haces una pequeña competencia? Te recomendamos Kahoot.it, una herramienta online que te permitirá generar un formulario de preguntas y respuestas tipo opción múltiple. A partir de un código único que puedes brindar a los asistentes del workshop, pueden ingresar desde cualquier dispositivo a Kahoot.it y participar. Es muy entretenido y genera una competencia sana. ¡Pruébalo!

6. BUSCA EJEMPLOS RELEVANTES

En todos los casos, los participantes podrán comprender mejor las actividades y aprendizajes cuando puedas brindarles ejemplos concretos relacionados al tema. En este sentido, las vivencias personales que puedas compartir son especialmente importantes, ya que te otorgan credibilidad y confianza como facilitador.

Puedes citar tanto casos de éxito como de estrategias que no funcionaron (y por qué), que sean relevantes para la industria de la organización, idealmente, o bien basarte en empresas o personas que tengan cierto renombre. Si ese es el caso, ve más allá de lo que las asistentes puedan ya conocer: cita algo lo más cercano posible, que tenga relación con la compañía, su mercado y su entorno.

Seguidamente, invita a los participantes a pensar y poner en común una acción puntual a la cual se puedan comprometer en el corto plazo. Si es posible, pide a los asistentes que anoten dicho compromiso en el cuaderno donde estén tomando notas o en un pedazo de papel especialmente preparado, y que lo redacten siempre en primera persona. ¡Es importante que se exteriorice el compromiso y se deje por escrito!

Por último, te recomendamos utilizar estadísticas recientes, que agreguen valor y que sustenten tus afirmaciones. Importante: debes incluir siempre la fuente.

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7. GENERA UNA CONEXIÓN REAL

Más allá de toda la planificación, y sin dejar de considerarla importante, debes estar preparado como moderador para llevar adelante el workshop. En este sentido, queremos darte tres recomendaciones y consejos para que lideres el taller de manera efectiva.

  1. Hazlo con energía. Como moderador, vas a marcar los tiempos del Workshop. Es importante que puedas ir comprendiendo a los participantes y sus estados de ánimo. Varía los tonos de voz, utiliza dinámicas diferentes y anima a tu audiencia. Tu lenguaje corporal debe ser abierto, cercano y positivo. Ponle entusiasmo y sé generoso con tus conocimientos.
  2. Escucha activamente. La mejor manera de lograr que los asistentes participen es fomentar y valorar sus intervenciones. Cita las frases que hayan sido relevantes y agradece públicamente dicho aporte. No te impongas, no quieras llegar a una conclusión predefinida. Por el contrario, guía la conversación para que el grupo logre co-crear. Es así como cada persona se sentirá parte y fijará mejor los contenidos.
  3. Aprovecha los tiempos de descanso. Acércate a las personas, pregúntales cómo están, cómo han visto el taller hasta el momento, qué opinan respecto a la última dinámica. Te darán feedback sincero en la medida que te muestres cercano y humilde. Luego, incluye estos comentarios de manera anónima en la próxima actividad para fomentar la participación en descansos posteriores.

En síntesis, alcanzar un nivel alto de empatía es la clave. Conecta con los participantes y recuerda que el workshop es para los asistentes, por lo que busca agregar valor a cada uno de ellos.

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