Cuando se cierran las puertas del avión y escuchamos la voz del Tripulante de vuelo que nos dice “Bienvenidos a bordo”, nos sentimos tranquilos porque sabemos que la aerolínea ha revisado cuidadosamente su lista de chequeo que incluye además de temas de seguridad, la logística y detalles que muestran preparación previa y que harán del vuelo, una grata Experiencia.

Esa misma sensación de preparación y bienvenida desean sentir los nuevos colaboradores de nuestras empresas y es por ello que el onboarding se ha convertido en uno de los desafíos más importantes para las empresas que pretenden mejorar la experiencia en las interacciones que como la llegada y primeros días, tiene mucha relevancia; y aunque la experiencia puede variar cuando hablamos de entornos presenciales y/o virtuales, el onboarding como tal, es el primer paso real del colaborador en la empresa y es allí donde serán puestas a prueba todas las expectativas que generamos en los procesos de selección e incorporación de los aspirantes.

Ahora sí, el Onboarding es la estrategia para recibir y acoger adecuadamente a los nuevos colaboradores con el objetivo de ayudarlos a adaptarse de manera rápida a su nuevo entorno laboral, entender su rol y responsabilidades, pero también a familiarizarse con la cultura de la empresa y establecer relaciones con sus compañeros y líderes.

No todas las empresas tienen una clara y definida estrategia para recibir a sus nuevos colaboradores, sin embargo hoy es clave para garantizar la adherencia a la nueva cultura de la empresa, el compromiso a largo plazo y acelerar la productividad.

Con la pandemia y la adopción del trabajo remoto, es importante hablar sobre cómo el onboarding debe estar adaptado a este nuevo entorno virtual. Ahora, independientemente de la modalidad de trabajo, tenemos una oportunidad clave para lograr que el Onboarding no sólo cumpla con las expectativas del nuevo colaborador, sino que además se convierta en una experiencia Wow que vaya más allá de lo esperado.

Una estrategia clara de onboarding para nuevos colaboradores post pandemia deberá tener en cuenta muchos detalles; sin embargo, trato de resumir en cinco tips, lo que debes tener en cuenta para enamorar a tus nuevos colaboradores desde el inicio.

Anticipar

Inicia mucho antes de la llegada del nuevo colaborador con el diseño de un plan sólido que incluya actividades para colaboradores en ambas modalidades.

Asegúrate de que estén cubiertas las necesidades logísticas con herramientas y recursos como formularios, manuales de tecnología, software y equipos con claves de acceso y permisos necesarios. Si está en remoto, facilita documentación con información sobre la cultura, políticas, procedimientos.

Mantén una comunicación regular, clara y detallada antes de su llegada con datos sobre fecha, direcciones y hora e inicio de labores. Recuerda que los colaboradores de otras ciudades o países, requieren más acompañamiento para adaptarse a su nuevo entorno.

Envía un mensaje personalizado de bienvenida antes de su primer día.

Celebrar

Bienvenidos a bordo (día cero).

Da la bienvenida al nuevo colaborador, preséntale al equipo y a otros miembros clave de la empresa.

Detalles en el escritorio como una nota escrita a mano o el welcome kit que usualmente entregan algunas compañías, puede venir muy bien.

Podrías invitarle un café y hablar sobre una visión general de la empresa y su cultura.

Si está en virtual, envía a su domicilio los materiales importantes para su rol y el café o su bebida favorita, para que en sesión virtual puedan conectarse e iniciar la conversación.

Nombra a un compañero experimentado Buddy o Mentor de apoyo que guíe al colaborador durante sus primeras semanas para que se sienta más cómodo, cercano y pueda tener respuesta a las preguntas en el proceso. Este apoyo es muy positivo para quienes están en remoto, pues hará que no se sientan aislados.

De igual forma si es posible, programa una cita especial para que tenga la posibilidad de conocer las instalaciones de manera presencial.

Formar

Crea un plan de formación estructurado que contenga el desempeño específico de su rol y el entendimiento general de la empresa.

Entrega capacitación exhaustiva sobre las herramientas y tecnología básicas para el rol (software, plataformas de comunicación, sistemas de gestión, etc) Incluye además, orientación sobre responsabilidades específicas, políticas, procesos internos.

Dedica un poco de tiempo para explicar la misión, valores, identidad y cultura de la empresa, esto ayuda al colaborador a entender la filosofía e identificar de qué manera con su rol y sus objetivos particulares, aporta a los objetivos corporativos.

Conectar

Fomenta la interacción del colaborador con sus nuevos compañeros y supervisores con actividades sociales presenciales o en línea sociales con almuerzos o juegos virtuales para conectar con sus colegas de oficina y puedan construir relaciones más cercanas que faciliten el trabajo en equipo y la colaboración.

Las reuniones periódicas con el equipo completo en persona o en línea, también fomentan la comunicación y colaboración entre los miembros.

Crea una plataforma de recursos en línea para acceder a materiales, preguntas frecuentes que faciliten su incorporación y el desarrollo continuo.

El apoyo permanente ayuda a que el nuevo colaborador continúe integrándose de manera efectiva y que independientemente de su ubicación, se sienta valorado, respetado e incluido en el nuevo equipo.

Evaluar

Diseña un proceso de seguimiento y retroalimentación constante que te permita recibir feedback del nuevo colaborador y realizar los ajustes necesarios y conocer las áreas de mejora para que ambos puedan compartir sus impresiones y necesidades en el proceso.

Al finalizar el proceso completo, evalúa, identifica qué funcionó bien y en qué aspectos deberás hacer ajustes para mejorar la experiencia de futuros colaboradores.

La comunicación

Desde los procesos de selección ya debes tener claras las expectativas de los nuevos colaboradores, por ello una estrategia de comunicación abierta, cercana, permanente y sencilla debe acompañar cada etapa del onborading de tal manera que además de satisfacer las necesidades de comunicación, se promueva el feedback y se facilite la inclusión de los nuevos colaboradores a la cultura de la empresa.

Una buena estrategia de comunicación no sólo permea, sino que facilita el cumplimiento de todas las estrategias empresariales desde el inicio de la relación laboral, hasta después de finalizar la relación laboral.

Para finalizar, recuerda que la clave de éxito en un proceso de onboarding independientemente del entorno, es la posibilidad de adaptación y la empatía hacia las expectativas y necesidades individuales de los nuevos colaboradores, pues recuerda que no todos son iguales.